Direction de l’Administration Générale
1. Rôle
L’assistant de direction assure un appui opérationnel à l’activité de la direction et du pôle juridique.
L’agent est également chargé de participer à l’activité juridique du pôle dédié via l’instruction de dossiers et la réalisation de consultations juridiques de premier niveau.
2. Enjeux
Apporter une aide permanente à la Direction de l’administration générale en termes d’organisation, de gestion, de suivi des échéances, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.
Missions et responsabilités
Les missions et responsabilités sont susceptibles d’évoluer, la liste suivante est détaillée mais non limitative.
Missions secrétariat et appui opérationnel :
- Coordonne et centralise les éléments de production de la direction, enregistre et envoie les courriers/courriels en veillant à l’archivage notamment via le logiciel post office conformément aux exigences du référentiel Qualivilles
- Rédige et centralise les fiches de procédure du service en lien avec le responsable qualité
- Centralise et renseigne les tableaux de bord d’activité de la direction en lien avec le responsable qualité
- Constitue et met à jour les dossiers
- Suit les plannings de congés et de télétravail
- Réalise et met en forme les travaux de bureautique
- Organise et assure le secrétariat de réunions de la direction (invitations, rédaction de relevés de décisions notamment),
- Renseigne les interlocuteurs : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques/physiques et les courriers informatiques
- Assure la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité et procède à l’affichage légal
- Tient à jour l’annuaire des contacts, les listes de diffusions et les codes d’accès des réseaux applicatifs et professionnels de la Directrice de l’administration générale et la directrice adjointe
- Centralise l’ensemble des parapheurs départs et arrivés de la direction
- A titre accessoire, participe à la tenue des registres et des recueils municipaux
Missions Instances politiques :
- Participer la préparation des réunions des instances politiques (commissions, conseil municipal, CMA…) de la Ville : Génération des PDF ; envoi des convocations (Postaux et mails)
- Assure le secrétariat de la commission municipale
- Elaboration des comptes rendus des réunions des instances politiques
- Affichage
- Traduction en langue Corse souhaitée
Missions pôle juridique
- Gestion des procédures : Meublés de tourisme, loteries, vente en liquidations
- Rédaction de réponse aux consultations juridiques des services
- Domaine assurances : Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l’avancée et de la complétude des dossiers (rapports internes, chiffrage des préjudices …), Suivi des indemnisations, interface entre collectivité et compagnies d’assurance
- Engagement des dépenses et suivi de leur exécution
- Suivi de l’exécution des décisions de justice
- Rédaction de courrier de mise en demeure et d’arrêté de police générale
Missions exercées à titre de suppléance :
Sous les directives du responsable du pôle courrier et concurremment :
- Réceptionne, enregistre et trie le courrier
- Assure la diffusion du courrier
- Classe et effectue les recherches de courrier à la demande des services
- Oblitère les courriers
Sous les directives du responsable du bureau règlementation et ressources documentaires :
- Répond aux demandes des services
3. Relations
Internes :
- différents Pôles de la DAG,
- autres services de la collectivité (DAPT, DGAPC, DGAMR, …)
- élus
Externes :
Préfecture, Port de Toga, La Poste, compagnies d’assurance, avocats, juridictions, huissiers, entreprises et usagers
4. Compétences et technicités exigées par le poste
- Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Formation juridique
- Compétences relationnelles
- Techniques de secrétariat (prise de notes, envoi / réception de mails…) et maîtrise des logiciels dédiés (Word, Excel, power point adobe…)
- Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
- Corse écrit souhaité
- Rigueur, organisation, méthode
- Disponibilité
6. Conditions matérielles d’exercice
- Lieu de travail : Mairie
- Temps de travail : 37.5 h par semaine
- Rémunération : Régime indemnitaire
Date limite de dépôt des candidatures : 06/12/2023